一、会前策划 

(第一步) --   明确会议需要做些什么 
(第二步) --   确定由谁筹划会议，策划者的职责及任务 
     1. 会议筹划者的职责 
     2. 会议筹划者的任务 
(第三步) --   明确会议目的和目标 
(第四步) --   保持沟通 
(第五步) --   进行会议预算 
     1. 制定财务目标 
     2. 制定预算 
(第六步) --   安排会议召开日程 
(第七步) --   选择最适合召开会议的酒店 
     1. 列出可供选择的清单 
     2. 选择合适类型的场所 
(第八步) --   邀请相关领导、专家与会 
(第九步) --   邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作 

二、会议策划后的组织工作

(一) --   提供会务组人员的安排 
(二) --   提供会议资料的印刷 
(三) --   提供会议资料、器材的存放及摆放 
(四) --   根据需要提供会议召开的庆典服务。充气拱门、门前横幅、氢气球等 
(五) --   提供会议中特殊要求的视听设备 
(六) --   提供会议人员的胸卡制作 
(七) --   根据会议性质和规模安排会议室的布置 
(八) --   为会议室提供会议标语、及各种指示牌 
(九) --   邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作 
(九) --   会议期间提供简单文具用品纸、白板等 
(十) --   提供会议人员的酒店房间分配、签到工作 
(十一) --   会议期间提供茶水、矿泉水等饮料 
(十二) --   会议期间提供简单文具用品纸、白板等 
(十三) --   提供会议要求，提供礼仪小姐、翻译人员服务 
(十四) --   安排与会议人员餐饮 
(十五) --   为会议安排活动 
(十六) --   提供电脑、投影仪等的紧急维修服务 
(十七) --   安排记者招待会 
(十八) --   收集剪报 

三、会议结束后 
(一) --   安排好会议人员的返程票务预订及分发 
(二) --   安排提供会后观光考察 
(三) --   安排好会议人员的送站工作